環境生活のススメ 第3回〜環境で生活の質を上げようという記事より。
これらペーパーレス化の努力によって、僕の事務所には紙の資料がほとんど増えなくなっています。しかし、単に紙が減ったということだけでなく、良い面がたくさん出てきました。
バブル期に大量のゴミを経験した筆者が、環境のことが気になるようになり、仕事でペーパーレスに取り組んだお話です。ちなみに、ムダを減らすことで「地に足が着いた生活になってきたような気がする」ことが「生活の質」の正体ではないか？ と書かれています。
少しずつコンピュータが使われだし、コンピュータによって紙は不要になるといわれていたのですが、実際にはプリンターはフル稼働し、コピー機からは大量の紙がはき出されます。僕の事務所にも、紙がひたすらたまっていきました。
これはあるある、と頷いている方も多いのではないでしょうか。この筆者は、
・原稿書きはワープロ
・書いた原稿のチェックもモニタ
・電子メールで原稿納品
など、自分の身の回りから紙を減らしていったそうです。原稿チェックなどは印刷して赤入れをした方がやりやすいのですが、そういうのも“慣れ”なんでしょうね。さらに「紙の資料も、使い終わったものは元のところに送り返すなどしていました」というのが徹底しています。
今では資料のほとんどをWeb経由やメール添付でもらいます。紙でもらったものは、その場でデジカメで撮ってしまう、スキャンして元に戻すなどしています。保管しておく必要のある資料はスキャンしてPDFファイルにして保存しているので、紙をとっておく必要がなくなりました。
ちなみに、会社でもペーパーレスになるよう頑張っています。紙の資料はほとんどPDF化して取り込み、ネットワークから参照できるようになっています。
管理がハードディスクやインターネット上に一元化できるので、資料を探す時間が圧倒的に短くなりました。またデジタル化されているので、引用もスムーズです。「あの資料があったはずだけれど？」という時間が短くなって、実質的な仕事に多くの時間を避けるようになりました。つまり効率が上がり、紙の山をムダに切り崩している時間がほとんどなくなったのです。
単に取り込むだけでなく、それを整理していくルール化の作業も必要になる訳ですが、これを統一してできるようになると、社内の業務効率もアップするような気がします。
ちなみに、会社のペーパーレスに大きく貢献しているのが「ScanSnap」というスキャナーです。原稿を差しボタンを押すだけで、自動的にPDF化作業ができますので、一般的に面倒と思われがちなスキャンの手間が全くかかりません。大概のモノはこれで取り込んでいます。自動給紙で両面読み取りもできるので、非常に便利です。家庭向けで使用している人も多いかもしれません。サイズもコンパクトで、デザインもすっきりしています。
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A4用紙で、一度に50枚の連続読み取りが可能。しかも、1枚あたりの読み取り時間は約4秒（ノーマルモード時）なので、大量の文書をスピーディーに電子化することができる。また、読み取りが終了しても、追加で読み取りを続行できる。
